maio 4, 2024
O Microsoft Excel é um software amplamente conhecido, especialmente no ambiente corporativo, e muito provavelmente faz parte da sua rotina de trabalho de alguma forma. O Excel se destaca por ser uma ferramenta versátil e poderosa para uma variedade de tarefas, desde o simples registro de dados em planilhas, até a produção de análises complexas.
Com o Excel, é possível criar e manipular planilhas de dados, realizar cálculos precisos, criar gráficos e visualizações, além de automatizar tarefas repetitivas. Sua interface intuitiva e variedade de funcionalidades fazem dele uma escolha popular, tornando essencial o conhecimento dessa ferramenta para a sua vida profissional.
Neste artigo, exploraremos cinco recursos do Excel voltados para a limpeza e tratamento de dados, visando facilitar a preparação e organização dos seus conjuntos de dados para análises e processamentos mais eficientes e precisos.
![SensusX-Excel-2](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-2.jpeg)
O que é tratamento de dados?
O tratamento de dados é um conjunto de procedimentos e técnicas voltados para a preparação e organização dos dados, desempenhando um papel fundamental na garantia da qualidade e confiabilidade das análises subsequentes. Durante essa etapa, são identificados e corrigidos eventuais erros, inconsistências e falta de padronização nos dados.
Uma análise precisa e confiável só pode ser alcançada mediante um tratamento adequado dos dados, uma vez que decisões baseadas em dados incorretos podem levar ao prejuízo de informação e até mesmo a resultados indesejados.
Por meio de um tratamento adequado, os dados são refinados, padronizados e preparados para serem utilizados com confiança em uma variedade de contextos, incluindo análises, suporte à tomada de decisões empresariais e outras aplicações. Esse processo não apenas garante a integridade dos dados, mas também aumenta sua utilidade, permitindo que sejam aplicados de forma eficaz em diversos cenários e contribuindo para resultados mais sólidos e confiáveis.
Compreendendo a importância do tratamento dos seus dados, vamos conhecer cinco funcionalidades básicas do Excel para te ajudar no seu dia a dia.
1. Destacar valores duplicados
A duplicidade de informações de uma planilha pode ou não ser um problema, tudo depende do contexto dos registros em questão. Uma vez identificado que a duplicidade de uma determinada informação é indesejada, podemos identificá-las e destacá-las de forma simples, para facilitar a análise e tratamento desse cenário.
Considere a tabela abaixo, é fácil identificar que algumas linhas se repetem, no entanto, essa se torna uma tarefa muito mais difícil à medida que temos um maior número de linhas para observar. Nesse sentido, temos uma funcionalidade do Excel capaz de identificar e destacar tais repetições.
![SensusX-Excel-3](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-3.png)
Primeiro, selecionamos as colunas da tabela, em seguida, na guia Página Inicial, encontramos o grupo Estilos, e nele, a Formatação condiciona.
Na primeira opção que aparece, Regras e Realces das Células, clicamos em Valores Duplicados, como ilustrado na imagem a seguir:
![SensusX-Excel-4](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-4.png)
Uma nova janela se abre, para que sejam definidas as características das células que serão destacadas. Mantemos as definições padrão, apenas clicando em “OK”.
![SensusX-Excel-5](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-5.png)
É aí então que a mágica acontece! Todos os valores repetidos passam a assumir uma formatação diferente, se destacando dos demais e facilitando a sua análise, para que então possa decidir como tratá-los.
![SensusX-Excel-6](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-6.png)
2. Remover valores duplicados
Após ter interpretado as duplicidades na nossa base de dados e identificarmos que tais registros não deveriam se repetir, é possível remover os valores duplicados também de uma forma muito simples.
Com as colunas selecionadas, vamos para a guia Dados e nela, localizamos o grupo Ferramentas de Dados, onde há, entre outras opções, o botão Remover Duplicadas.
![SensusX-Excel-7](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-7.png)
Ao clicar nessa opção, uma janela se abre para selecionarmos as colunas que serão tratadas e informar se a primeira linha do nosso conjunto é um cabeçalho.
Vamos novamente manter as definições e apenas clicar em “OK”.
![SensusX-Excel-8](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-8.png)
Pronto, agora todos as linhas duplicadas foram removidas de forma simples e prática, mantendo um único registro de cada informação.
![SensusX-Excel-9](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-9.png)
3. Remover linhas em branco
Para aprender esta funcionalidade, vamos partir de um novo exemplo. Digamos que você tem uma base de dados com número de telefone e documento de seus clientes, porém, observe que na linha 5 o nome do cliente não está preenchido.
![SensusX-Excel-10](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-10.png)
Vamos primeiro selecionar as colunas da nossa tabela. Na guia Página Inicial, no grupo Edição, encontramos a opção Localizar e Selecionar, onde vamos clicar em Ir para Especial…
![SensusX-Excel-11](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-11.png)
Na janela que se abre, selecione a opção Em branco e clique em “OK”.
![SensusX-Excel-12](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-12.png)
Com isso, as células vazias são selecionadas.
Agora, no grupo células, clicamos na seta para ver as opções da função Excluir e então selecionamos Excluir Linha da Planilha.
![SensusX-Excel-13](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-13.png)
Certo, agora toda a linha referente ao dado faltante foi removida.
4. Remover caracteres especiais
Note agora que os números de telefone e documento dos clientes não seguem um padrão de preenchimento, sendo representados de diferentes formas.
![SensusX-Excel-14](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-14.png)
Remover os caracteres especiais e os espaços é uma opção para tratar esses dados e deixá-los padronizados. Então vamos fazer isso!
Identificamos, que os espaços e os caracteres “(“, “)“, “-“ e “.” precisam ser removidos. Para isso, selecionamos as colunas B e C e, na guia Página Inicial, no grupo Edição, vamos novamente à opção Localizar e Selecionar, onde vamos clicar em Substituir.
![SensusX-Excel-15](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-15.png)
Na janela que se abre, no campo Localizar, precisamos indicar um caractere que desejamos remover. Nesse caso, o campo Substituir por não precisa ser preencher. Em seguida, clicar em Substituir tudo.
![SensusX-Excel-16](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-16.png)
Repita esse processo para cada caractere que deseja remover.
Depois de remover os caracteres especiais, temos os dados padronizados e sem formatação, sendo possível definir um novo padrão, mas isso é assunto para um próximo artigo.
![SensusX-Excel-17](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-17.png)
5. Separar texto em colunas
Neste último exemplo, considere que a sua base de dados possui uma coluna com as informações de cidade e estado, como demonstrado a seguir. No entanto, você precisa que esses dados sejam separados em colunas distintas.
![SensusX-Excel-18](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-18.png)
Para começar, selecione a coluna, em seguida, abra a guia Dados e, no grupo Ferramentas de Dados, clique na opção Texto para Coluna.
![SensusX-Excel-19](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-19.png)
Na janela que se abre, vamos selecionar a opção Delimitado e clicar em Avançar.
Em seguida, precisamos indicar qual o delimitador, neste caso, o que separa a informação de cidade da UF, ou seja, o caractere “-“. Sendo assim, preenchemos como na tela a seguir e clicamos em Avançar.
![SensusX-Excel-20](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-20.png)
Mantemos as definições da próxima tela, clicamos em Avançar novamente e então em Concluir.
![SensusX-Excel-21](https://sensusx.com/wp-content/uploads/2024/05/SensusX-Excel-21.png)
Feito! Temos agora as informações separadas em duas colunas distintas.
Com o ERP SensusX, você pode exportar seus relatórios para o Excel e também é possível importar planilhas através de Open Interface, para facilitar a inserção de cadastros de clientes, fornecedores, contatos e também os logs do CRM.
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