O tempo é, sem dúvida, um dos recursos mais valiosos na atualidade, portanto, a gestão adequada do tempo impacta diretamente na eficiência operacional e na competitividade da sua empresa.

É por essa razão que hoje vamos falar sobre timesheet, uma ferramenta desenvolvida especialmente para te auxiliar na gestão do tempo no seu negócio.

O que é timesheet?

 Em tradução livre, timesheet significa planilha de horário.

A prática de registrar atividades e horas trabalhadas em planilhas já é antiga, mas ao longo dos anos, essa prática evoluiu significativamente, principalmente devido ao avanço da tecnologia.

O que antes era feito em tabelas preenchidas a mão, posteriormente substituído por simples planilhas eletrônicas, hoje pode ser feito de maneira prática com ferramentas avançadas que possibilitam não apenas a gestão do tempo de uma forma mais precisa, mas também oferece uma série de benefícios significativos para a organização como um todo.

Por que adotar um sistema de timesheet?

Além da necessidade de monitoramento e alocação do tempo, vamos entender como um sistema de timesheet pode ser valioso:

Automatização e integração

Integração com outras ferramentas empresariais. Isso permite a automação de processos, agilidade na apuração das horas trabalhadas, faturamento automatizado, avaliação do resultado financeiro do projeto e visão gerencial para apoiar a tomada de decisão.

Mobilidade

A disponibilidade de acesso de qualquer lugar e por dispositivos móveis permite que os colaboradores registrem suas horas a qualquer momento e onde quer que estejam. Isso é especialmente importante para equipes geograficamente distribuídas.

Detalhamento

Algumas plataformas permitem a inclusão de detalhamentos associados ao registro de horas, como o projeto em que o colaborador esteve alocado, a descrição das atividades, apontamento de despesas relacionadas, localização e outros dados relevantes para a gestão.

Personalização e flexibilidade

Os timesheets modernos oferecem maior flexibilidade e personalização. Eles podem ser adaptados para atender às necessidades específicas de diferentes setores, empresas e equipes, permitindo a inclusão de informação personalizada, categorização detalhada e outros recursos específicos.

Relatórios e análises

Através de gráficos, relatórios e dashboards, permitindo que os gerentes extraiam insights valiosos sobre o uso do tempo, produtividade da equipe, custos dos projetos, comparação do valor e tempo estimado com a realidade, entre outras funções.

Com isso, podemos dizer que ao registrar o tempo gasto em cada projeto ou atividade, os gestores podem identificar onde os recursos estão sendo utilizados de forma mais eficaz e onde há espaço para melhorias. Isso possibilita uma distribuição mais equilibrada de trabalho e recursos, garantindo que as metas e prazos sejam atendidos da melhor forma.

Como implementar na sua empresa

A adoção de um sistema de timesheet na sua empresa pode ser um grande passo, então, vamos por partes! Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para implementar um sistema de timesheet:

1. Escolha uma ferramenta de timesheet que atenda às necessidades da sua empresa e da sua equipe.
2. Configure o timesheet de acordo com as necessidades da sua empresa. Isso pode incluir a definição de limitadores para apontamento de horas, especificar o custo da hora por colaborador e definir a quantidade de horas por tarefa.
3. Estabeleça procedimentos, para alinhar e padronizar as ações de uso da ferramenta com as necessidades de análise dos gestores.
4. Certifique-se de que todos na equipe entendam como usar a ferramenta corretamente. Forneça treinamento e suporte conforme necessário.
5. Uma vez que o sistema de timesheet esteja em funcionamento, monitore regularmente os dados coletados e revise-os com a equipe. Isso pode ajudar a identificar áreas de melhoria e garantir que o sistema esteja sendo usado de maneira correta e de forma otimizada.